top of page
Wedding Coordinator Pretoria, Johannesburg & Cape Town

HUWELIJKSCOÖRDINATOR

Op de Dag Huwelijksmanagement

Op de dag Bruiloft Coördinatie in Pretoria, Johannesburg & Kaapstad

Sommige koppels hebben het planningsproces onder controle, maar willen niet de stress van het moeten beheren van leveranciers en de planning op hun grote dag.
Veel liever drinken ze een glaasje champagne en genieten ze samen met vrienden en familie van hun trouwdag. Bij Ethereal Events zijn we het daar volledig mee eens!


Net als uw goede fee komen wij langs met een gepersonaliseerde tijdlijn voor uw trouwdag, nemen wij het beheer van de leveranciers over en coördineren uw trouwdag, zodat alles zo soepel mogelijk verloopt.

Wij bieden onze coördinatiepakketten aan inPretoria, Johannesburg en Kaapstad

Gauteng, provincie Noordwest, Mpumalanga en Limpopo.

​

Laat ons uw bruiloft omtoveren tot een magische ervaring!

INVESTMENT

Dit is onze bruiloft op de dag zelf   Coördinatiepakket voor degenen die hun eigen bruiloft plannen, maar iemand op de dag nodig hebben om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt.

200 - 220 UUR PLANNING
+
(12 uur op de dagcoördinatie: 8.00 – 20.00 uur)

Bruiloften 2024: ZAR 38 000

Bruiloften 2025: ZAR 40 000

​

#1  WEDDING PLANNING CONSULTATION & MEETING 

​​

  • Planning Progress Meeting

  • Discussing all the details for the big day

  • Moodboard consultation

  • Questionnaire

  • advice tips and planning "game plan"

  • Budget discussions

#2 WEDDING PLANNING SOFTWARE 

​​

  • Wedding planning checklist

  • Calendar

  • Online Guestlist

  • RSVP tracking

  • Contact list

  • Notes

  • Timeline & Schedules

  • Budget management

  • Invoice Tracking

  • Payment schedules & Tracking

  • Layout & Seating

  • Creation of a Floor Plan for the Wedding Reception

  • Seating Chart Setup

  • Menu options & dietary requirements

#3 WEDDING DAY TIMELINE 

 

Creation of Event Timeline & all schedules required

Setup management and Logistics


Creating/ proposing logistics schedules for all suppliers to ensure all suppliers who are independent are arranged to arrive at apt times to deliver their services
Ensuring all suppliers receive setup schedule and confirm their times and services/products
Taking into consideration the amount of time each task will take and ensuring that there is enough staff to complete the task on time.
Ensuring that all suppliers deliver exactly what service/ product that was contracted by the client
Ensuring setup for ceremony, cocktail, and reception is completed on time
 

 

  • Mc schedule

  • Bride & Groom schedule

  • Bridal party schedules

  • Make-up & Hair schedule

  • Decor & Florist schedule

  • DJ Schedule with the song list for wedding proceedings

  • Foodservice schedule

  • Speeches & Toasts schedules

  • Officiant/Priest/Pastor Schedule

  • Venue schedules

  • Running of the day schedule

  • Including Ceremony, Pre-Drinks & Reception

  • Photo and Video Shot list

#4  ON THE DAY WEDDING MANAGEMENT & 12 HOURS COORDINATION 

Includes set up management, drafting, communicating, and confirming set up a schedule
Managing all suppliers including venue, photo, video, hair and makeup, DJ, and entertainment throughout the day, regarding timing schedules and any changes. For example, if the ceremony starts an hour late, the kitchen needs to be informed, as does the MC, DJ, and photo and video, perhaps we can discuss how we can catch up on the schedule, or in some instances, overtime rates will have to be approved and signed off on

​

  • Review Signed Contracts and Confirm Vendor Logistics

  • Confirm all products and services

  • Confirm & Send the timeline to Venue Coordinator & all other Vendors

  • Confirm arrival/ Delivery time

  •  On-site Wedding Coordinator 

  • Coordination of Rehearsal, Ceremony & Reception

  • Management of Wedding Day Schedule

  • On the day event Management and Oversight

  • Manage Delivery, Setup, and logistics of all Wedding Day Vendors

  • Delivery & Setup of all Personal Items*

  • Stationery set-up

  • On the day Mc management

  • Food service management

  • Bridal Party Management

  • Photography Coordination of family photos & Group photos

 

​

#5  A final consultation

 

Hand-over of all the final details

Draft schedules finalization

Liaising with all suppliers, sending all schedules, and making changes where requested

Waarom zou u een bruiloftscoördinator inhuren ?

U denkt misschien dat uw locatie al een coördinator heeft?
Er is echter een verschil tussen een trouwcoördinator en een locatiecoördinator...
Een locatiecoördinator coördineert de locatie; ervoor zorgen dat de locatie schoon is, het personeel weet wat ze moeten doen, de voedselbereidingen en alles wat met de LOCATIE te maken heeft.

 


Wat doet de Huwelijkscoördinator?

Installatiebeheer en logistiek
Het creëren/voorstellen van logistieke schema's voor alle leveranciers om ervoor te zorgen dat alle onafhankelijke leveranciers op geschikte tijden arriveren om hun diensten te leveren
Ervoor zorgen dat alle leveranciers het installatieschema ontvangen en hun aankomst- en installatietijden voor hun diensten/producten bevestigen

Rekening houdend met de hoeveelheid tijd die elke taak in beslag zal nemen en ervoor zorgen dat er voldoende personeel is om de taak op tijd te voltooien.
Ervoor zorgen dat alle leveranciers precies de dienst/product leveren die door de klant is gecontracteerd
Ervoor zorgen dat de voorbereiding voor de ceremonie, cocktail en receptie op tijd is voltooid
Op de dagleiding voor de bruiloft
Inclusief het opzetten van beheer, het opstellen, communiceren en bevestigen van het opstellen van een planning
Beheer van alle leveranciers, inclusief locatie, foto, video, haar en make-up, DJ en entertainment gedurende de dag, met betrekking tot tijdschema's en eventuele wijzigingen. Als de ceremonie bijvoorbeeld een uur te laat begint, moet de keuken op de hoogte worden gebracht, evenals de MC, DJ en foto en video, misschien kunnen we bespreken hoe we de planning kunnen inhalen

bottom of page